Belegfoto rein.
Auszahlung raus.
Alles in einem Vorgang.

Den Verpflegungsmehraufwand rechnet vemix ausschließlich pauschal ab, so gibt es das Steuerrecht vor: Inland 28 € bzw. 14 €, Ausland nach dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025 mit eigenen Sätzen für 166 Länder und 48 Städte. Dazu kommen die Übernachtungspauschale je Nacht und die Kilometerpauschale mit 0,30 € bzw. 0,20 €. Fahrt- und Übernachtungskosten kannst du alternativ nach Beleg abrechnen. Die Sätze sind taggenau versioniert: Ein neues BMF-Schreiben kommt als eigener Datensatz hinzu, bestehende Abrechnungen rechnen weiter mit dem Satz, der zur Reise galt.

Die 70 % (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) gelten für die geschäftliche Bewirtung, also wenn Gäste von außen am Tisch sitzen, und zwar einschließlich des Kostenanteils der eigenen Mitarbeiter am Tisch. Sitzen nur eigene Leute zusammen, etwa beim Teamessen, fehlt der geschäftliche Anlass und die Kosten sind zu 100 % Betriebsausgabe. vemix fragt die Art beim Erfassen ab und bucht entsprechend; die Vorsteuer bleibt in beiden Fällen zu 100 % abziehbar. Im DATEV-Export steht die geschäftliche Bewirtung in zwei Zeilen, abziehbarer und nicht abziehbarer Anteil getrennt, wie es der Betriebsprüfer erwartet.

Nein. Der Reiseantrag ist freiwillig: Eine Reise darf entstehen und abgerechnet werden, ohne je beantragt worden zu sein. Wer ihn stellt, bekommt die Genehmigung vorab, kann einen Vorschuss beantragen und findet den Verweis darauf später im Abrechnungsbeleg. Entschieden wird er von denselben Personen wie die Abrechnung, einschließlich Vier-Augen-Prinzip.

Solange der Antrag auf eine Entscheidung wartet, ist die Reise gesperrt. Der Genehmiger soll über das entscheiden, was ihm vorliegt, und nicht über einen Zeitraum, den es so nicht mehr gibt. Zum Ändern ziehst du den Antrag zurück, eine Begründung brauchst du dafür nicht. Danach ist die Reise wieder offen, und du kannst den Antrag neu stellen. Sobald die Reise abgerechnet wird, ist der Antrag abgeschlossen. Eine Genehmigung, die erst nach der Reise erteilt würde, stünde sonst im Beleg, als hätte sie vorher vorgelegen.

Ja. Die mobile Ansicht ist bewusst auf eine Aufgabe beschränkt: Du fotografierst den Beleg oder wählst ihn aus Fotomediathek oder Dateien, und die Position entsteht daraus. Der erste Beleg des Monats legt die Sammelabrechnung gleich mit an. Unterwegs reicht also ein Foto, die Abrechnung entsteht im Hintergrund. Die Liste darunter unterscheidet „wird gelesen“ von „offen“, damit niemand nacharbeitet, während die Erkennung noch läuft. Standort- und Kameradaten werden im Browser aus dem Foto entfernt, bevor die Datei das Gerät verlässt. Tagesliste, Reiseabschnitte, Prüf-Cockpit und Exporte gibt es mobil bewusst nicht, das ist Arbeit am Schreibtisch.

Das ist der Fall des § 13b UStG. Er hat ein eigenes Kennzeichen, weil die Rechenrichtung eine andere ist: Beim gewöhnlichen Beleg steckt die Steuer im Bruttobetrag und wird herausgerechnet, hier ist der Rechnungsbetrag das Netto, und die Steuer kommt obendrauf. Ohne Kennzeichen wäre der Beleg von einer echten steuerfreien Leistung nicht zu unterscheiden; beide tragen 0 € Vorsteuer, aber nur bei einem entsteht eine Steuerschuld, die in die Voranmeldung gehört. Schuldner ist dabei das Unternehmen, nicht der Mitarbeiter; ihm wird schlicht der Rechnungsbetrag erstattet. vemix erkennt den Verdachtsfall am Sitzland des Leistenden und weist darauf hin. Entscheiden musst du, denn ob § 13b greift, hängt an der Leistungsart und daran, ob der Anbieter im Inland eine Betriebsstätte hat.

Über den Projektbezug. Mit dem Festschreiben wird jede projektbezogene Position als Ist-Sachkosten ins Projekt gespiegelt. In Angebot und Rechnung holt der Knopf „Reisekosten übernehmen“ die festgeschriebenen, weiterberechenbaren und noch nicht abgerechneten Positionen herein, je Position eine eigene Zeile, damit du einzelne wieder herausnehmen kannst. Sind für das Projekt Sätze vereinbart (Kilometer, Reisetag, Nacht), haben sie Vorrang vor dem Belegbetrag. Ein Aufschlag wird darauf nicht gerechnet, damit die Rechnung dem Vertrag entspricht. Jede Zeile trägt ihre Preisherkunft sichtbar, und eine Reservierung schließt aus, dass dieselbe Position auf zwei Rechnungen landet.