Due Diligence mit Dokumenten, die den Server nie verlassen.

Vom leeren Raum bis zum geschlossenen Verfahren.

Ein Datenraum wird im Entwurf befüllt, mit Gruppen und Rechten versehen und erst dann geöffnet. Die Einladungen gehen erst mit der Eröffnung hinaus. Jeder Schritt ist nachvollziehbar, und mehrere Verfahren laufen nebeneinander, ohne sich in die Quere zu kommen.

1. 01

   Datenraum aus einer Vorlage anlegen

   Du wählst eine zweisprachige Verzeichnisvorlage mit Indexnummern („Unternehmensverkauf", „Finanzierungsrunde" oder „Leer") und passt den Ordnerbaum danach frei an: umbenennen, verschieben, neu nummerieren. Name, Beschreibung und Zielunternehmen bleiben intern; nach außen trägt das Verfahren einen Decknamen.

2. 02

   Bestand einpflegen

   PDF, Word, Excel, PowerPoint sowie PNG und JPEG lädst du per Mehrfach-Upload hoch oder legst sie im Explorer ab, denn der Zweig „Datenräume/" im WebDAV-Laufwerk spiegelt jeden Raum. Jedes Dokument wird serverseitig in Seitenbilder gerendert, sein Text je Seite für die Suche erfasst. Ersetzt du eine Datei, wird neu gerendert.

3. 03

   Gruppen, Rechte und Phasen setzen

   Je Bietergruppe legst du fest, welche Ordner sichtbar sind; Unterordner erben, einzelne Dokumente lassen sich abweichend regeln. Die Rechte-Matrix zeigt neben den Regeln auch die aufgelöste Sicht des Servers. Dokumente stellst du in Phasen bereit: Eine Gruppe, die du auf Phase 2 hebst, sieht die neuen Unterlagen sofort. Vorab prüfst du jede Sicht, denn „Vorschau als Gruppe" zeigt exakt das, was die Gruppe sehen wird.

4. 04

   Öffnen und einladen

   Mit dem Öffnen des Raums erhalten alle Mitglieder ihre Einladung per E-Mail. Externe brauchen weder Konto noch Lizenz, nur ihre E-Mail-Adresse und einen sechsstelligen Einmalcode. Die Anmeldung verrät nach außen nicht, wer an einem Verfahren beteiligt ist. Widerruf oder Gruppenwechsel wirken sofort auf laufende Sitzungen.

5. 05

   Fragen beantworten

   Bieter stellen Fragen im Portal mit Bezug auf Ordner oder Dokument. Dein Team weist sie zu, setzt Priorität und Fälligkeit, tauscht sich in internen Notizen aus und antwortet, auf Wunsch mit einem Antwortdokument, das du anschließend freigibst. Eine Antwort, die alle betrifft, teilst du anonymisiert als FAQ. Benachrichtigungen bündeln Nachzügler in einer Sammelmail.

6. 06

   Protokoll auswerten und schließen

   Jede Anmeldung, jedes geöffnete Dokument, jede gesehene Seite mit Verweildauer und jede Suche steht im Zugriffsprotokoll, filterbar je Gruppe und als CSV exportierbar. Mit dem Schließen des Raums endet der Zugang, offene Fragen werden eingefroren, und intern bleibt alles lesbar; das Archivieren nimmt den Raum aus der laufenden Liste.