vemix.ioJede Eingangsrechnung läuft bis zur Zahlung durch.
Eingangsrechnungen landen heute oft im Postfach und werden auf Zuruf freigegeben. vemix macht daraus einen Vorgang: Du leitest weiter oder lädst hoch, die E-Rechnung wird strukturiert ausgelesen oder per KI erkannt, fachlich geprüft und im Vier-Augen-Prinzip genehmigt. Bezahlt wird per SEPA-Datei oder über dein Buchhaltungssystem, und am Ende übergibst du alles gebündelt an den Steuerberater.
Vom Posteingang bis zur Zahlung in einem Vorgang.
Rechnung weiterleiten, fertig
Jeder Mandant hat eine eigene Einwurfadresse. Wer eine Rechnung erhält, leitet sie dorthin weiter. Aus jedem verwertbaren Anhang entsteht ein Beleg, und wer weiterleitet, wird automatisch zum Verantwortlichen.
E-Rechnung zuerst, KI als Rückfallebene
vemix liest ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung (CII) deterministisch aus dem XML: Beträge, Steuersätze, Fälligkeit, IBAN. Für PDF, Scan und Foto übernimmt die KI. Jeder Beleg zeigt, woher seine Werte stammen.
Ein Prozess, den man versteht
Vier Rollen je Beleg: Verantwortlicher, fachlicher Prüfer, Genehmiger, Zahler. Sie sind aus den Einstellungen vorbelegt und je Beleg änderbar. Auf Freigabematrix und Betragsstaffeln haben wir bewusst verzichtet.
Bezahlt wird auf deinem Weg
Mit verbundenem Buchhaltungssystem geht der Beleg mit der Freigabe als offener Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office. Ohne Anbindung bündelt vemix freigegebene Rechnungen zu einem Zahllauf mit SEPA-Datei.
Projektkosten ohne Doppelerfassung
Ordnest du einem Beleg ein Projekt zu, erscheint er als Ist-Sachkosten in der Projektkostenrechnung: genau einmal, schreibgeschützt und mit sichtbarer Herkunft.
Übergabe an den Steuerberater
Du wählst einen Zeitraum, lädst herunter und gibst weiter: ein ZIP mit allen Originalbelegen und einer Excel-tauglichen CSV oder den DATEV-Weg mit EXTF-Buchungsstapel „Aufwand an Kreditor" und Belege-ZIP.
Von der weitergeleiteten Mail bis zum Buchungsstapel.
Der Vorgang beginnt mit dem Beleg: Erst ist die Rechnung da, dann werden die Personen bestimmt, die sie prüfen, genehmigen und zahlen. Jeder Schritt hat einen Zustand, jeder Zustand einen Verantwortlichen.
Drei Wege führen zum selben Beleg: die Weiterleitung an die Einwurfadresse deines Unternehmens, der Upload mehrerer Dateien direkt in der Liste (PDF, JPG, PNG, XML) oder die manuelle Erfassung, wenn die Rechnung auf Papier im Ordner liegt. Wer weiterleitet, bekommt eine Rückbestätigung mit der vergebenen Nummer oder den Grund, warum kein Beleg entstehen konnte.
Zuerst wird nach strukturierten Daten gesucht: ein eingebettetes Factur-X-XML im PDF oder eine eigenständige XRechnung im CII-Format werden nach EN 16931 ausgelesen. Erst wenn kein XML da ist, übernimmt die KI und liest dieselben Felder aus PDF, Scan oder Foto.
Erkannte Werte bleiben ein Vorschlag, bis die verantwortliche Person sie bestätigt. Sie prüft die Felder, korrigiert, was nötig ist, und wählt Prüfer, Genehmiger und Zahler, vorbelegt aus den Modul-Einstellungen und je Beleg frei änderbar. Mit dem Einreichen bekommt der Beleg seine fortlaufende Nummer.
Die fachliche Prüfung beantwortet „ist die Leistung erbracht?" und ist optional: Wer keinen Prüfer wählt, geht direkt in die Genehmigung. Die kaufmännische Genehmigung ist Pflicht und unterliegt dem Vier-Augen-Prinzip: Genehmiger und Verantwortlicher sind nie dieselbe Person, auch nicht für Administratoren.
Sichtbar ist immer genau ein Weg, damit eine Doppelzahlung gar nicht erst naheliegt. Auf „bezahlt" springt der Beleg erst mit der bestätigten Ausführung, denn vemix hat keinen Zugriff auf dein Bankkonto.
Mit der Freigabe geht der Beleg als offener Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office. Die Zahlung veranlasst du dort, der Status kommt zurück.
Freigegebene Rechnungen werden zu einem Lauf gebündelt; die Datei im Format pain.001 lädst du fürs Online-Banking herunter.
Gehört die Rechnung zu einem Projekt, wird sie dort als Ist-Sachkosten sichtbar, mit oder ohne Zuordnung zu einer geplanten Kostenposition. Ist das Finanzmodul aktiv, schlägt vemix das Sachkonto vor: erst aus dem Lieferanten-Gedächtnis, dann aus der Planung, zuletzt per KI.
| Projektkostenrechnung | Herkunft | Ist-Sachkosten |
|---|---|---|
| Prüfstand Halle 2 · Fremdleistung | Eingangsrechnung ER-0042 | 3.020,00 € |
| Ungeplant-Topf | ohne Planposition | 0,00 € |
Am Monats- oder Quartalsende wählst du einen Zeitraum. Was nicht buchbar ist, wird benannt und übersprungen und landet nie auf einem Ersatzkonto.
Alle Originalbelege, bei E-Rechnungen zusätzlich das XML, und eine CSV, die jede Kanzlei in Excel öffnen kann.
EXTF-Buchungsstapel „Aufwand an Kreditor" mit Vorsteuerschlüssel je Steuersatz, dazu das Belege-ZIP für DATEV Belegtransfer.
Was das Modul kann.
- Eigene Einwurfadresse deines Unternehmens für Lieferantenrechnungen
- Alternativ das Betreff-Tag „#rechnung"; E-Rechnungen werden auch ohne Tag erkannt
- Nur aktive Mitglieder dürfen einwerfen; wer weiterleitet, wird verantwortlich
- Rückbestätigung mit Belegnummer oder Fehlergrund
- Upload mehrerer Dateien durch Hineinziehen (PDF, JPG, PNG, XML)
- Manuelle Erfassung ohne Datei für Papierrechnungen
- Der Mailtext hängt als Kontext am Beleg und landet nicht im CRM
- ZUGFeRD/Factur-X aus dem PDF-XML, XRechnung als eigenständige CII-Datei
- Auslesen nach EN 16931: Verkäufer, Daten, Netto/Steuer/Brutto, IBAN, Zweck
- USt-Aufschlüsselung je Steuersatz; 7 % und 19 % bleiben eine Rechnung
- KI-Erkennung als Rückfallebene für PDF, Scan und Foto
- Jeder Beleg zeigt die Herkunft seiner Werte
- Duplikatprüfung über Datei und Lieferant plus Rechnungsnummer
- Fremdwährung wird erkannt und zur manuellen Behandlung markiert
- Vier Rollen je Beleg: Verantwortlicher, Prüfer, Genehmiger, Zahler
- Vorbelegung aus den Einstellungen, ohne Freigabematrix und Betragsstaffeln
- Fachliche Prüfung optional, kaufmännische Genehmigung Pflicht
- Vier-Augen-Prinzip auch für Geschäftsführung und Administratoren
- Ablehnen mit Pflichtbegründung, Verwerfen ohne Löschen
- Historie mit Feld-Diff, jede Umbesetzung der Rollenkette inklusive
- Aufgaben, Tages-Digest und Erinnerung vor Fälligkeit
- Weg 1: mit der Freigabe als offener Eingangsbeleg nach sevDesk oder Lexware Office
- Weg 2: Zahllauf mit SEPA-Datei im Format pain.001
- Immer nur ein Weg sichtbar, denn zwei Wege nebeneinander würden zu Doppelzahlungen führen
- Einzelne Rechnungen auch ohne Lauf manuell als bezahlt bestätigen
- Warnung bei geänderter Bankverbindung desselben Lieferanten
- SEPA-Datei verschlüsselt, nur für Zahlungsberechtigte herunterladbar
- „Bezahlt" erst mit bestätigter Ausführung oder abgeglichenem Status
- Projektzuordnung am Beleg, wahlweise auf eine geplante Kostenposition
- Genau einmal in der Projektkostenrechnung, schreibgeschützt und mit Herkunft
- Ohne Planposition läuft er in den Ungeplant-Topf und zählt trotzdem ins Budget
- KI-erkannte Rechnungsentwürfe direkt in die Zahlungsfreigabe übernehmen
- Analyse, Dokument und Bestätigung werden dabei übernommen
- Sachkonto-Vorschlag aus Lieferanten-Gedächtnis, Planung oder per KI
- Ohne Projekt- oder Finanzmodul werden die Felder ausgeblendet
- Live-Anbindung an sevDesk und Lexware Office
- Mehrere Steuersätze als getrennte Positionen, Beleg-PDF hängt an
- Kontierung dem Steuerberater überlassen: unkontiert auf das Sammelkonto
- Steuerberater-ZIP mit Originalbelegen, XML und detaillierter CSV
- DATEV: EXTF-Buchungsstapel mit stabilen Kreditorennummern
- Belegdokument ab Import unveränderlich, Korrekturen nur an Metadaten
- Aufbewahrung acht Jahre ab Ende des Belegjahres
Zwei Sichten auf denselben Beleg.
Die Eingangsrechnung steuert Prüfung, Genehmigung und Zahlung; im Projekt erscheint sie automatisch als Ist-Kosten. Du ordnest sie einmal zu und erfasst nichts doppelt. Ist das Finanzmodul aktiv, kommt die Vorkontierung dazu; ist sevDesk oder Lexware Office verbunden, geht der Beleg mit der Freigabe dorthin.
Weitere Module
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen, kurz beantwortet.
Brauche ich das Projektmodul, um Eingangsrechnungen zu nutzen?
Wie greifen Eingangsrechnungen und Projektkosten ineinander?
Welche Buchhaltungssysteme werden unterstützt?
Kann vemix E-Rechnungen empfangen?
Löst vemix die Zahlung selbst aus?
Wie schützt das Modul vor gefälschten Bankverbindungen?
Hol deinen Rechnungseingang aus dem Postfach.
Teste vemix kostenlos: von der weitergeleiteten Rechnung über die Freigabe im Vier-Augen-Prinzip bis zum Buchungsstapel für den Steuerberater.