Neu: Reisekosten & Spesen

Deine Mitarbeitenden können Dienstreisen jetzt direkt in vemix abrechnen, nach deutschem Reisekostenrecht und mit ihren reiseunabhängigen Auslagen gleich dazu. Dafür gibt es das neue Modul Reisekosten & Spesen. Der ganze Ablauf läuft in einem Vorgang, vom Belegfoto auf dem Handy bis zum Geld auf dem Konto.

Zuerst ein Dank

Bevor wir über Funktionen sprechen, ist uns etwas anderes wichtiger. Unsere ersten Kundinnen und Kunden arbeiten inzwischen seit über einem Monat produktiv mit vemix, und sie tun es gern. Sie haben uns in dieser Zeit gesagt, was rund läuft und was nicht, wo ein Klick zu viel steht und welche Kleinigkeit im Alltag den Unterschied macht. Einiges von dem, was dieses Modul heute gut kann, geht direkt auf dieses Feedback zurück.

Dafür möchten wir uns bedanken. Wer einem jungen Produkt seine tägliche Arbeit anvertraut, geht in Vorleistung. Das ist für uns nicht selbstverständlich.

Der Beleg kommt zuerst

Unterwegs hast du zuerst den Beleg, die Abrechnung kommt später. Genau so funktioniert die Erfassung: Du fotografierst die Quittung, und die Position entsteht daraus. Die Belegerkennung liest anschließend Belegdatum, Händler, Bruttobetrag, Steuersätze, Währung, Land und Belegart aus. Bei Hotelrechnungen trennt sie sogar Übernachtungs-, Frühstücks- und Serviceanteil.

Was die KI liest, ist ein Vorschlag. Du bestätigst oder korrigierst ihn feldweise, und jeder maschinell befüllte Wert bleibt als solcher erkennbar. Ein Prüfer sieht später beides: was die Maschine gelesen hat und was der Mensch daraus gemacht hat.

Rechnen, wie das Finanzamt es erwartet

Verpflegungsmehraufwand wird ausschließlich nach Pauschale abgerechnet, so gibt es das Steuerrecht vor. Die amtlichen Sätze für Inland und 166 Länder samt abweichender Städte liegen versioniert im System, sodass jede Reise mit den Sätzen rechnet, die an ihrem Datum galten. Der Rechenkern kennt An- und Abreisetage, die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und die Dreimonatsfrist.

Fahrt- und Übernachtungskosten nach Beleg oder nach Pauschale, Reisenebenkosten, Bewirtung mit ihren eigenen Regeln und die Aufteilung der Hotelrechnung in 7 % und 19 % sind abgebildet. Im Kopf behalten muss diese Regeln niemand.

Von der Freigabe bis zur Auszahlung

Die eingereichte Abrechnung landet im Prüf-Cockpit der Freigabe. Ist sie freigegeben, entsteht ein Abrechnungsbeleg als PDF mit allen Positionen, der Bankverbindung und dem Auszahlungsbetrag der reisenden Person sowie sämtlichen Belegen als Anlage. Unterschrieben wird er digital über eine Signaturanfrage, mit derselben E-Signatur, die du aus den Verträgen kennst. Danach wird die Abrechnung festgeschrieben und nach § 147 AO aufbewahrt.

Ausgezahlt wird auf zwei Wegen: als Eingangsbeleg an ein verbundenes Buchhaltungssystem (sevDesk oder Lexware Office) oder, ohne verbundenes System, als SEPA-Sammelüberweisung (pain.001). Dazu kommen der Fibu-/DATEV-Export samt Belege-ZIP, die lohnsteuerliche Auswertung je Person und Monat und ein Datensatz für die Betriebsprüfung.

Der Grund, warum es in vemix steckt

Eine Reisekosten-App für sich allein löst nur die halbe Aufgabe. Interessant wird es dort, wo die Kosten hingehören: Jede Position lässt sich einem Projekt zuordnen und fließt dann als Ist-Sachkosten in die Projektkostenrechnung. Ist sie als weiterberechenbar markiert, erscheint sie im abrechenbaren Bestand und wandert von dort in die nächste Kundenrechnung. Dort kannst du sie einzeln herausnehmen, und es gelten die je Projekt vereinbarten Sätze.

Dieser Weg vom Beleg über das Projekt zur Rechnung ist der Grund, warum vemix alles auf eine gemeinsame Datenbasis stellt.

Verfügbarkeit

Das Modul steht allen neuen Mandanten zur Verfügung, auch im kostenlosen Testzugang. Wenn du vemix schon nutzt, schalten wir dir das Modul auf Wunsch frei.

Als nächstes größeres Thema arbeiten wir an der Finanzplanung (GuV, CAPEX und Cashflow) auf Basis der Projekt- und Sachkosten, die du ohnehin schon erfasst. Bis dahin freuen wir uns über jede Rückmeldung aus deinen ersten Abrechnungen.