Neu: Datenraum

Mit dem Datenraum hat vemix ein neues Modul. Du betreibst damit für einen Unternehmensverkauf, eine Finanzierungsrunde oder eine Beteiligung einen virtuellen Datenraum. Bieter, Investoren und deren Berater können Dokumente dort ansehen, aber nicht herunterladen, und du siehst, wer wann was wie lange gelesen hat.

Warum jetzt ein Datenraum

Ehrlich gesagt war das Modul zunächst nicht für die Öffentlichkeit gedacht. Wir haben es für den eigenen Bedarf gebaut. Wer Beteiligungen hält und gelegentlich eine abgibt, kennt den Ablauf: NDA per E-Mail, Datenraum bei einem Anbieter, der pro Projekt abrechnet, Fragen der Bieter in Excel-Listen, das Zugriffsprotokoll in noch einem System. Keines dieser Werkzeuge kennt die Kontakte im CRM oder den Mandatsvertrag, der zwei Wochen vorher signiert wurde.

Beim Bauen wurde klar, dass genau diese Kette aus Kontakt, Mandat, NDA, Projekt, Datenraum und Honorar der Alltag von M&A-Beratern und Corporate-Finance-Boutiquen ist. vemix deckte jeden dieser Schritte bereits ab, nur der vertrauliche Teil lag bisher außerhalb. Deshalb steht das Modul heute allen zur Verfügung, und deshalb gibt es dazu eine eigene Lösungsseite für M&A-Berater.

Die Finanzplanung, die wir im letzten Beitrag angekündigt haben, bleibt das nächste große Thema. Sie ist nicht abgesagt, sie ist nur noch einmal nach hinten gerückt.

Nur ansehen, kein Download

Ein externer Betrachter bekommt nie das Originaldokument. vemix rendert jede Seite serverseitig zu einem Bild und liefert nur dieses aus. Der Bieter sieht also Bilder der Seiten; Download, Druck und eine PDF-Ansicht stehen ihm nicht zur Verfügung. Jede ausgelieferte Seite trägt ein Wasserzeichen mit E-Mail-Adresse des Betrachters, Name des Datenraums und Zeitstempel. Das Wasserzeichen ist Pflicht und lässt sich nicht abschalten.

Screenshots lassen sich nicht verhindern. Das kann kein Anbieter, auch wenn manche es andeuten. Wer ein Bild sieht, kann es abfotografieren. Das Modul verspricht deshalb genau drei Dinge: Das Original ist technisch unerreichbar, jede sichtbare Seite ist einer Person zuordenbar, und jeder Zugriff wird protokolliert. Kontextmenü und Strg+P sind zusätzlich gesperrt. Das schützt vor Versehen, ist aber keine Sicherheitsgrenze.

Bietergruppen, die nichts voneinander wissen

Mehrere Parteien arbeiten im selben Datenraum, ohne sich zu sehen. Eine Gruppe erfährt weder, dass es andere gibt, noch was diese sehen dürfen. Das gilt auch für Umwege wie Suchtreffer, Zähler oder eine Fehlermeldung, die ein Dokument bestätigt, das für sie gar nicht existiert. Selbst die Anmeldung verrät nach außen nicht, wer an einem Verfahren beteiligt ist.

Die Rechte setzt du je Gruppe und Ordner, Unterordner erben, einzelne Dokumente lassen sich abweichend regeln. Dazu kommt die Freigabe in Phasen: Du stellst die Unterlagen für die zweite Runde schon bereit, und sobald du eine Gruppe hochstufst, sieht sie alles, ohne dass jemand eine Regel anfassen muss. Bevor du öffnest, prüfst du jede Sicht mit „Vorschau als Gruppe“. Sie zeigt genau die Ansicht, die der Bieter später hat.

Kein Konto für Bieter

Externe Mitglieder brauchen weder ein vemix-Konto noch eine Lizenz. Sie melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse und einem sechsstelligen Einmalcode an. Die Einladung kommt per Mail, sobald du den Datenraum öffnest. So klickt niemand vorher auf einen Link, der noch ins Leere führt. Entziehst du den Zugang oder verschiebst du ein Mitglied in eine andere Gruppe, wirkt das sofort, auch auf eine laufende Sitzung.

Das Portal trägt dein Logo, deine Farbe und deine Fußzeile, und es spricht die Sprache des Mitglieds: Oberfläche, Ordnernamen der Vorlagen, Mails und Wasserzeichen gibt es durchgängig auf Deutsch und Englisch.

Fragen und Antworten im Datenraum

Bieter stellen ihre Fragen dort, wo das Dokument liegt, mit Bezug auf Ordner oder Datei und nummeriert je Gruppe. Dein Team weist sie zu, setzt Priorität und Fälligkeit, tauscht sich in internen Notizen aus, die nach außen unsichtbar bleiben, und antwortet nachvollziehbar mit Verlauf. Eine Antwort, die alle betrifft, gibst du anonymisiert als FAQ frei, jede einzeln und nie automatisch. Wer viele Nachrichten in kurzer Zeit erhält, bekommt eine Sammelmail statt zwanzig.

Was das Zugriffsprotokoll zeigt

Für den Verkäufer gehört der Bericht über die Aktivität der Bieter zu den wichtigsten Ergebnissen eines Datenraums. Das Zugriffsprotokoll zeigt deshalb, wer sich angemeldet hat, welches Dokument geöffnet wurde, welche Seiten wie lange betrachtet wurden und wonach gesucht wurde. Es ist je Gruppe filterbar und als CSV exportierbar. Rechte-, Phasen- und Mitgliederänderungen landen zusätzlich im Audit-Log.

Auch die Suche ist da, wie in den anderen Modulen: intern über die globale Suche, im Portal über den Bestand, den die Gruppe sehen darf. Treffer sind seitengenau und springen direkt in den Betrachter.

Warum der Datenraum in vemix steckt

Ein Datenraum für sich allein ist nur eine geschützte Ablage. In vemix ist er der letzte Schritt einer Kette: Vor der Einladung wird die NDA digital unterschrieben, der Mandatsvertrag liegt in der Vertragsverwaltung, Bieter und Investoren stehen im CRM, die Transaktion ist ein Projekt mit gebuchten Stunden, und das Honorar wird aus demselben Projekt in Rechnung gestellt. Du erfasst alles nur einmal, und mehrere Verfahren laufen sauber getrennt nebeneinander.

Verfügbarkeit und wie es weitergeht

Das Modul steht allen neuen Mandanten zur Verfügung, auch im kostenlosen Testzugang. Bestandsmandanten schalten wir es auf Anfrage frei. Es funktioniert eigenständig. Die Verbindung zu Signatur, Verträgen und CRM bringt Mehrwert, ist aber keine Voraussetzung.

Als Nächstes planen wir für den Datenraum ein Aktivitäts-Dashboard mit Verweildauer je Gruppe und Ordner, einen Tages-Digest über neue Dokumente und ein Closing-Archiv mit Originalen, Index und Protokoll als ZIP. Das nächste große Thema für vemix insgesamt bleibt die Finanzplanung. Wenn du gerade eine Transaktion vorbereitest, findest du alle Details auf der Modulseite zum Datenraum.